Wdrożenie KSeF zmienia sposób zarządzania dokumentami sprzedażowymi, ale nawet najlepiej przygotowane procedury nie są w stanie całkowicie wyeliminować błędu ludzkiego. Czasami jedno nieświadome kliknięcie może wywołać lawinę problemów, których skutki trzeba później usunąć.
Z taką sytuacją spotkaliśmy się u jednego z naszych klientów.
Jeden skrót klawiszowy, tysiące dokumentów
Podczas pracy z dokumentami użytkownik omyłkowo zaznaczył wszystkie faktury znajdujące się w systemie Optima za pomocą kombinacji klawiszy CTRL+A, a następnie uruchomił operację wysyłki do KSeF.
W efekcie do Krajowego Systemu e-Faktur trafiły nie tylko bieżące dokumenty sprzedażowe, ale również historyczne faktury wystawione w latach 2023, 2024 oraz 2025.
Łącznie było to ponad 7 000 dokumentów.
Dla wielu przedsiębiorców mogłoby się wydawać, że skoro były to faktury istniejące wcześniej w systemie, problem można po prostu zignorować. Niestety rzeczywistość wygląda inaczej.
Dlaczego to poważny problem?
KSeF traktuje każdą przesłaną fakturę jako odrębny dokument sprzedaży. Oznacza to, że historyczne dokumenty wysłane przez pomyłkę nie są interpretowane jako archiwalne dane, lecz jako nowe faktury wprowadzone do systemu.
W praktyce może to prowadzić do poważnych nieścisłości w ewidencji dokumentów oraz wymaga podjęcia odpowiednich działań korygujących.
W takiej sytuacji nie warto działać na własną rękę ani szukać „szybkich obejść”. Kluczowe jest ustalenie właściwej ścieżki postępowania.
Stanowisko urzędu skarbowego i księgowych
Po konsultacjach z urzędem skarbowym oraz specjalistami zajmującymi się księgowością otrzymaliśmy jednoznaczną informację dotyczącą dalszych działań.
Co istotne, zarówno przedstawiciele urzędu skarbowego, jak i księgowi byli zgodni co do sposobu rozwiązania problemu.
W przypadku omyłkowego przesłania historycznych faktur do KSeF należy wystawić do nich faktury korygujące do zera, które anulują skutki błędnie przesłanych dokumentów.
Teoretycznie brzmi to prosto.
Praktyka okazała się jednak znacznie bardziej wymagająca.
Prawdziwe wyzwanie zaczęło się później
Jeżeli omyłkowo wysłano kilka dokumentów, wystawienie korekt można wykonać ręcznie.
Co jednak zrobić, gdy takich dokumentów jest ponad 7 000?
Ręczne przygotowanie tysięcy korekt oznaczałoby ogromne zaangażowanie pracowników, wysokie ryzyko kolejnych pomyłek oraz wiele dni pracy poświęconej wyłącznie na odtwórcze czynności administracyjne.
Właśnie w tym momencie pojawiła się potrzeba stworzenia rozwiązania automatyzującego cały proces.
Dedykowany automat do generowania korekt
Przy kilku błędnie wysłanych dokumentach wystawienie korekt nie stanowi większego problemu. Sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej, gdy liczba dokumentów przekracza kilka tysięcy. W naszym przypadku konieczne było przygotowanie ponad 7 000 faktur korygujących do odpowiednich dokumentów źródłowych.
Aby usprawnić cały proces i wyeliminować ryzyko dodatkowych błędów, przygotowaliśmy dedykowany automat do systemu Comarch ERP Optima, który zajmuje się automatycznym wystawianiem korekt do właściwych faktur. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie tworzyć tysięcy dokumentów, a cały proces zostaje znacząco przyspieszony.
Po wygenerowaniu korekt pozostaje jedynie ich weryfikacja oraz przekazanie dokumentów do KSeF. Rozwiązanie pozwoliło ograniczyć czas potrzebny na usunięcie skutków pomyłki i zapewnić poprawność przygotowanej dokumentacji.
Automatyzacja zamiast ręcznej pracy
Takie sytuacje pokazują, że w obszarze KSeF najważniejsze jest nie tylko samo przesyłanie dokumentów, ale również możliwość szybkiego reagowania na nietypowe zdarzenia.
W wielu firmach błędne operacje są nieuniknione. Kluczowe jest jednak posiadanie odpowiednich narzędzi i wsparcia technicznego, które pozwolą ograniczyć skutki takich zdarzeń.
Automatyzacja procesów związanych z KSeF może oszczędzić setki godzin pracy i zminimalizować ryzyko kolejnych błędów.
Masz podobny problem?
Jeżeli w Twojej firmie doszło do omyłkowego wysłania dokumentów do KSeF, pojawiła się konieczność masowego wystawienia korekt lub potrzebujesz automatyzacji niestandardowych procesów w systemie ERP, skontaktuj się z nami.
W Arcus Soft tworzymy dedykowane rozwiązania dopasowane do rzeczywistych problemów przedsiębiorstw. Tam, gdzie standardowe funkcje systemu okazują się niewystarczające, pomagamy znaleźć skuteczne i bezpieczne rozwiązanie.
Masz podobne wyzwanie? Porozmawiajmy o możliwościach automatyzacji w Twojej firmie.
Chcesz o tym porozmawiać – skontaktuj się z doradcą Arcus Soft
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się aby odpowiedzieć na Państwa pytania.