Obieg dokumentów w Comarch ERP Optima (BPM) – automatyzacja faktur i KSeF
Elastyczne procesy i dedykowane rozwiązania dopasowane do Twojej firmy
W dobie obowiązkowego KSeF oraz rosnącej liczby dokumentów kosztowych sprawny i zautomatyzowany obieg dokumentów w Comarch ERP Optima stanowi kluczowy element efektywnego zarządzania firmą. Tradycyjna, ręczna obsługa faktur powoduje opóźnienia, błędy oraz brak kontroli nad procesami. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na pełną automatyzację.
Comarch BPM (Business Process Management) zintegrowany z Comarch ERP Optima umożliwia elektroniczny obieg dokumentów oraz faktur KSeF – od momentu ich pobrania z Krajowego Systemu e‑Faktur, aż po akceptację, księgowanie i obsługę magazynową. Dzięki temu firma zyskuje pełną kontrolę nad całym procesem.
To, co wyróżnia nasze wdrożenia BPM, to indywidualne dopasowanie procesów oraz programowanie dedykowanych rozwiązań, dokładnie pod realne potrzeby klienta, a nie według sztywnego schematu.
Indywidualny obieg dokumentów w Comarch ERP Optima – dopasowany do struktury firmy
Każda organizacja pracuje inaczej, dlatego projektując obieg dokumentów BPM w Optimie:
- tworzymy indywidualne ścieżki obiegu dokumentów,
- dopasowujemy etapy do struktury organizacyjnej (pracownicy merytoryczni, kierownicy, księgowość, zarząd),
- automatyzujemy przekazywanie dokumentów zgodnie z ustalonym procesem i uprawnieniami.
W praktyce obieg dokumentów może obejmować:
- rejestrację dokumentu,
- opis merytoryczny,
- akceptację kosztów,
- generowanie dokumentów księgowych,
- powiązania magazynowe,
- archiwizację dokumentów w ERP.
Dzięki temu proces pozostaje czytelny, uporządkowany i w pełni kontrolowany.
Obieg faktur KSeF w Comarch ERP Optima – automatyczny start procesu BPM
Proces rozpoczyna się w momencie, gdy system pobiera fakturę zakupu z KSeF. Następnie rozwiązanie automatycznie kieruje dokument do wcześniej zdefiniowanego obiegu BPM, a wszystkie dane z e‑faktury, takie jak nagłówek, kontrahent oraz pozycje, system odczytuje bezpośrednio z KSeF.
Kolejne etapy wyglądają następująco:
- Najpierw faktura trafia do poczekalni, gdzie operator przypisuje ją do odpowiedniego obiegu lub konkretnej osoby.
- Następnie dokument trafia do pracownika odpowiedzialnego za opis merytoryczny.
- Na końcu system przekazuje fakturę do akceptacji zgodnie z polityką firmy.
W rezultacie obieg faktur KSeF w ERP Optima znacząco skraca czas obsługi dokumentów i ogranicza pracę ręczną.
Problemy z nazwami towarów na fakturach KSeF – rozwiązanie BPM w Comarch ERP Optima
Jednym z częstych problemów w firmach są rozbieżności w nazwach towarów. Z jednej strony nazwy na fakturach KSeF pochodzą od producentów lub dostawców, natomiast z drugiej strony nazewnictwo w bazie firmowej ERP bywa zupełnie inne.
Przykładowo:
- na fakturze z KSeF widnieje pozycja „G510”,
- w bazie towarowej zapisano ją jako „Mysz Logitech G510”.
System traktuje takie pozycje jako różne towary, dlatego standardowo nie łączą się one automatycznie. Właśnie w tym miejscu zastosowanie znajduje dedykowane rozwiązanie BPM – inteligentne linkowanie towarów.
Inteligentne linkowanie towarów – dedykowane rozwiązanie BPM „szyte na miarę”
W ramach BPM Comarch ERP Optima możemy zaprogramować mechanizm, który umożliwia linkowanie pozycji z faktur KSeF do towarów w bazie klienta.
W praktyce proces wygląda następująco:
- na etapie opisu merytorycznego operator:
- wybiera właściwy towar po kodzie lub nazwie,
- korzysta bezpośrednio z listy towarów Optimy,
- system zapisuje powiązanie pozycji z faktury KSeF z odpowiednim indeksem towarowym,
- rozwiązanie zapamiętuje przypisanie do wykorzystania w kolejnych dokumentach.
Dzięki temu zachowana zostaje spójność danych, a jednocześnie możliwa jest dalsza automatyzacja księgowa i magazynowa. Ponadto firma eliminuje ręczne poprawki oraz zmniejsza ryzyko błędów.
Akceptacja, księgowanie i magazyn – automatyczny obieg dokumentów w ERP Optima
Po uzupełnieniu opisu merytorycznego system przekazuje dokument do kolejnych etapów procesu:
- Najpierw faktura trafia do akceptacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.
- Po zatwierdzeniu system automatycznie generuje dokument FZ.
- Następnie operator może powiązać dokument FZ z istniejącym dokumentem PZ lub wygenerować PZ bezpośrednio z FZ.
- W kolejnym kroku system przyjmuje towary na magazyn, zachowując spójność danych z kartotekami towarowymi.
W efekcie firma otrzymuje kompletny, zautomatyzowany obieg dokumentów – od KSeF aż po magazyn.
Dla kogo jest obieg dokumentów BPM w Comarch ERP Optima?
Rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdzi się:
- w firmach korzystających z KSeF,
- w biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów,
- w firmach posiadających magazyn i dokumenty PZ/FZ,
- w organizacjach wymagających wieloetapowej akceptacji kosztów,
- tam, gdzie liczy się automatyzacja i kontrola procesów.
BPM Comarch ERP Optima – więcej niż elektroniczny obieg dokumentów
Dzięki Comarch BPM:
- automatyzujemy realne procesy biznesowe,
- ograniczamy ręczną pracę i błędy,
- dopasowujemy system do klienta, a nie klienta do systemu.
Projektujemy, konfigurujemy i programujemy dedykowane rozwiązania, takie jak:
- niestandardowe ścieżki obiegów dokumentów,
- inteligentne kontrolki i walidacje,
- integracje z KSeF, magazynem i księgowością,
- obsługę wyjątków i nietypowych przypadków.
Chcesz wdrożyć obieg dokumentów BPM w Comarch ERP Optima?
Skontaktuj się z nami – zaprojektujemy i wdrożymy obieg dokumentów dopasowany do realiów Twojej firmy oraz obowiązków KSeF.
Chcesz o tym porozmawiać – skontaktuj się z doradcą Arcus Soft
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się aby odpowiedzieć na Państwa pytania.