Zmiana numeru na dokumencie zakupu (PZ) lub sprzedaży (FZ), który został już zatwierdzony w systemie Comarch Optima, może wydawać się skomplikowana, a nawet niemożliwa. Jednak w zależności od konkretnej sytuacji i konfiguracji systemu, istnieje kilka potencjalnych rozwiązań.
Dlaczego zmiana numeru może być konieczna?
Błąd przy wprowadzaniu: Niepoprawne wpisanie numeru dokumentu źródłowego.
Zmiana numeracji: Wprowadzenie nowej, ujednoliconej numeracji dokumentów.
Brak numeru przy przyjęciu: Rejestracja dostawy na podstawie informacji z listu przewozowego lub WZ.
Jakie są możliwe rozwiązania?
- Anulowanie i ponowne wystawienie dokumentu:
- Zalety: Najbardziej oczywiste rozwiązanie, pozwala na całkowitą zmianę danych dokumentu.
- Wady: Może wymagać dodatkowych czynności księgowych, zwłaszcza jeśli dokument został już zaksięgowany lub została wysłana deklaracja JPK.
- Kiedy stosować: Gdy błąd jest istotny i nie było rozchodów towarów z dostawy.
- Ręczna korekta w bazie danych:
- Zalety: Pozwala na bezpośrednią zmianę danych w bazie danych.
- Wady: Wymaga zaawansowanej wiedzy o strukturze bazy danych i może prowadzić do nieprzewidzianych konsekwencji. Nie zalecane dla użytkowników bez odpowiednich kwalifikacji.
- Kiedy stosować: Tylko w sytuacjach wyjątkowych, gdy inne rozwiązania nie są możliwe.
- Użycie funkcji specjalnych:
- Zalety: Można zmienić numer dokumentu nawet jeśli część towarów została już sprzedana.
- Wady: Może wymagać dodatkowych czynności księgowych, zwłaszcza jeśli dokument został już zaksięgowany lub została wysłana deklaracja JPK.
- Kiedy stosować: Gdy system posiada taką funkcjonalność. W dalszej części możesz pobrać ją za darmo do swojej Optimy.
Funkcja dodatkowa do zmiany numeru dokumentu na PZ i FZ
Nasza specjalna funkcja umożliwia szybką i bezpieczną zmianę numeru dokumentu PZ/FZ, nawet po jego zatwierdzeniu. Dzięki niej unikniesz konieczności ręcznej korekty danych w bazie, co mogłoby prowadzić do błędów i niespójności w systemie. A także oszczędzić czas poprzez wystawienia kolejny raz dokumentu po anulowaniu.
Sposób działania jest następujący:
Poprzez funkcje dodatkowe należy zaimportować nowy zestaw z pliku XML.
Link do pobrania paczki XML: POBIERZ PACZKĘ ZIP
Następnie w liście PZ zaznaczyć jeden dokument na którym zmieniasz numer:
Wybierz funkcje dodatkowe z menu okna:
W oknie dialogowym wpisz swój nowy numer dokumentu:
Gotowe! Poprawiłeś numer dokumentu, ale pod 1 warunkiem: ten dokument nie został wcześniej zaksięgowany – świeci na niebiesko. Zabezpieczyliśmy tą funkcję tak, że służy do zmiany tylko 1 zaznaczonego dokumentu jednocześnie.
Korzyści z dedykowanej funkcji
- Oszczędność czasu: Szybka korekta błędu bez konieczności ponownego wprowadzania wszystkich danych dokumentu.
- Bezpieczeństwo danych: Zminimalizowanie ryzyka wprowadzenia błędów manualnych.
- Zgodność z procedurami: Zachowanie ciągłości procesów biznesowych.
- Elastyczność: Możliwość dostosowania numeracji dokumentów do indywidualnych potrzeb firmy.
Nasza funkcja jest jedynie propozycją i może zostać dostosowany do konkretnych wymagań i specyfikacji ważnej dla Ciebie. Napisz do nas jeśli potrzebujesz innych funkcji rozszerzających możliwości Comarch Optima, a jest duża szansa, że posiadamy już gotowe rozwiązanie.