System Comarch ERP Optima jest narzędziem, które umożliwia sprawne zarządzanie różnorodnymi procesami biznesowymi, w tym dokumentacją księgową, magazynową czy sprzedażową. Jednym z istotnych aspektów pracy w Optimie jest zarządzanie dokumentami na różnych etapach ich przetwarzania – w buforze oraz w formie zatwierdzonej. Poniżej wyjaśniamy, jakie zasady rządzą dokumentami na tych dwóch poziomach, oraz jak można dokonać korekt w zatwierdzonych dokumentach.
1. Różnice między buforem a dokumentem zatwierdzonym
Bufor i dokument zatwierdzony to dwa kluczowe statusy, jakie dokument może przyjmować w Optimie.
- Bufor (kolor zielony): Dokument zapisany w buforze jest roboczą wersją, którą można dowolnie edytować. Możliwość wprowadzania zmian na tym etapie jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala na skorygowanie błędów przed ostatecznym zatwierdzeniem. Dopóki dokument znajduje się w buforze, jego wpływ na księgowość czy stan magazynowy nie jest brany pod uwagę.
- Dokument zatwierdzony (kolor czarny): Po zatwierdzeniu dokument staje się oficjalnym, zapisanym wpisem w systemie i nie można go już edytować. Oznacza to, że wszelkie zmiany, które użytkownik chciałby wprowadzić, wymagają bardziej złożonych działań niż tylko proste poprawki.
2. Brak możliwości cofnięcia dokumentu do bufora
Jedną z kluczowych zasad obowiązujących w systemie Comarch ERP Optima jest to, że dokument zatwierdzony nie może zostać cofnięty do bufora. Zatwierdzenie dokumentu jest równoznaczne z jego trwałym zapisaniem w systemie, co sprawia, że cofnięcie do wersji roboczej nie jest możliwe. Dla użytkownika oznacza to, że po zatwierdzeniu dokumentu nie ma możliwości wprowadzenia bezpośrednich zmian.
3. Jak dokonać zmian w zatwierdzonym dokumencie?
Aby dokonać zmian w zatwierdzonym dokumencie, konieczne jest wykonanie następujących kroków:
- Anulowanie dokumentu: Jeśli po zatwierdzeniu dokument zawiera błędy lub wymaga korekt, jedynym rozwiązaniem jest jego anulowanie. Proces anulowania usuwa dokument z ewidencji księgowej lub magazynowej, pozwalając na wystawienie nowego, poprawionego dokumentu.
- Wystawienie nowego dokumentu: Po anulowaniu błędnego dokumentu należy go wystawić ponownie z uwzględnieniem niezbędnych poprawek. W ten sposób można zachować porządek w dokumentacji oraz zapewnić zgodność z systemem.
4. Jak skopiować dokument za pomocą skrótu klawiaturowego?
W Optimie, aby przyspieszyć proces wystawiania nowego dokumentu po anulowaniu poprzedniego, można skorzystać ze skrótów klawiaturowych, co znacznie upraszcza pracę z systemem. Jednym z najczęściej używanych skrótów w tej sytuacji jest:
- Ctrl + Insert: Użycie tego skrótu pozwala na skopiowanie zaznaczonego dokumentu. Dzięki temu użytkownik może szybko utworzyć nowy dokument na podstawie anulowanego, z zachowaniem jego treści i struktury. Ułatwia to wprowadzenie poprawek i zmniejsza ryzyko pomyłek, ponieważ nie ma potrzeby ręcznego przepisywania danych.
5. Praktyczne porady
Praca z dokumentami w systemie Optima wymaga uwagi, szczególnie jeśli chodzi o zarządzanie statusem dokumentu. Oto kilka praktycznych wskazówek:
- Przemyśl dokładnie przed zatwierdzeniem: Zanim zatwierdzisz dokument, upewnij się, że wszystkie dane są poprawne. Po zatwierdzeniu nie będzie możliwości powrotu do bufora, a wprowadzenie zmian wymagać będzie więcej czasu i dodatkowych operacji.
- Korzystaj z bufora: Dopóki jesteś pewien, że dokument nie jest jeszcze gotowy do zatwierdzenia, pozostaw go w buforze. Możliwość edytowania dokumentów w buforze pozwala na wygodne dokonywanie poprawek.
- Skróty klawiaturowe: Skróty takie jak Ctrl + Insert mogą znacząco przyspieszyć proces ponownego wystawiania dokumentów. Warto zapoznać się z pełną listą skrótów dostępnych w Optimie, aby zwiększyć efektywność pracy.
Więcej informacji możesz znaleźć na Pomoc Optima oraz Społeczność Comarch.
Zobacz również nasze artykuły powiązane z Optima: Optima wersja demo oraz Eksport danych do Excela w Optima.
Chcesz o tym porozmawiać skontaktuj się z doradcą Arcus Soft
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się aby odpowiedzieć na Państwa pytania.