W najbliższych latach polskie firmy czeka duża zmiana w zakresie wystawiania, odbioru i archiwizacji faktur VAT. Kluczowym elementem tej zmiany jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) — innowacyjna platforma elektroniczna, którą wprowadza Ministerstwo Finansów wspólnie z Krajową Administracją Skarbową. Już od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców, a tym samym system ten ma przynieść liczne korzyści i usprawnienia w codziennej pracy z fakturami.
Co to jest KSeF?
KSeF to centralny system rejestracji i wymiany faktur ustrukturyzowanych, który umożliwia:
- sprzedawcom wystawianie faktur w jednolitej, ustrukturyzowanej formie zgodnej z wymaganiami ustawy o VAT,
- nabywcom szybki i bezpieczny odbiór faktur,
- firmom i administracji skarbowej dostęp do faktur wystawionych w systemie oraz prowadzenie analiz i kontroli podatkowych.
System ma zastąpić tradycyjne papierowe i elektroniczne faktury niespełniające jednolitego standardu, dzięki czemu obieg dokumentów stanie się bardziej przejrzysty i zautomatyzowany.
Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:
- Etap I (od 1 lutego 2026 r.) — obowiązuje przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczy 200 mln zł,
- Etap II (od 1 kwietnia 2026 r.) — dotyczy pozostałych firm.
Limit 200 mln zł jest określany na podstawie roku 2024, co oznacza, że już teraz warto planować wdrożenie systemu, aby zdążyć z integracją i testami.
Faktura ustrukturyzowana FA(3)
W KSeF obowiązywać będzie nowy wzór faktury ustrukturyzowanej, oznaczany jako FA(3), który zastąpi obowiązujący od września 2023 roku wzór FA(2). Struktura logiczna FA(3) zostanie opublikowana na platformie ePUAP i będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. Faktury w tym wzorze muszą być rejestrowane w systemie i uzyskiwać unikalny numer identyfikujący dokument (tzw. numer KSeF).
Metody uwierzytelnienia i dostęp
Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia. System obsługuje:
- Profil Zaufany,
- Podpis Kwalifikowany (również bez atrybutu NIP lub PESEL),
- Pieczęć Kwalifikowaną,
- Indywidualny certyfikat,
- Specjalnie wygenerowany token przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego.
Możliwa jest praca nie tylko samodzielnie, lecz także przez pełnomocników (np. biura rachunkowe), którzy uzyskają stosowne uprawnienia do wystawiania i odbioru faktur przez KSeF.
Wsparcie procesów offline i awarii
Jednym z ważnych rozwiązań jest tryb offline24, który umożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży w sytuacji tymczasowej niedostępności systemu KSeF — fakturę taką należy przesłać do systemu w ciągu 24 godzin. Przy fakturach offline stosowane są dwa kody QR: „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”, które umożliwiają nabywcy i organom podatkowym weryfikację dokumentu i jego autentyczności.
Ponadto od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wygenerować certyfikaty produkcyjne, które umożliwią autoryzację i wystawianie faktur offline w tzw. trybie offline.
Korzyści z KSeF
System e-Faktur to duże ułatwienia biznesowe i podatkowe:
- Skrócenie czasu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
- Stworzenie jednolitego standardu faktur i wyeliminowanie problemów z duplikatami,
- Automatyzacja wymiany danych i śledzenie obiegu dokumentów w czasie rzeczywistym,
- Długoletnie, centralne przechowywanie faktur (przez 11 lat),
- Wysoka dostępność i bezpieczeństwo systemu (365 dni w roku, 24/7).
Wdrożenie — jak się przygotować?
Proces wdrożenia KSeF jest wyzwaniem zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla dostawców systemów ERP. Najważniejsze kroki to:
- Zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami,
- Przeprowadzenie audytu obecnych rozwiązań fakturowych,
- Przygotowanie procedur integracji z API KSeF,
- Testowanie i pilotaż systemu przed początkiem obowiązkowego stosowania,
- Rozważenie wsparcia ze strony profesjonalnych wykonawców i dostawców oprogramowania.
Comarch, czołowy dostawca systemów ERP w Polsce, już oferuje integrację produktów z KSeF.
Bezpłatny okres komunikacji trwa do końca 2026 roku. Dzięki temu firmom łatwiej przejść na nowy system.
Podsumowanie
Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się fundamentem obiegu dokumentów sprzedażowych w Polsce. Obowiązkowe stosowanie KSeF przyniesie wymierne korzyści w zakresie digitalizacji, poprawy bezpieczeństwa podatkowego oraz kontroli fiskalnej. Dlatego też warto już dziś zacząć przygotowania do KSeF. W tym celu należy audytować procesy, planować integrację oraz korzystać z dostępnych rozwiązań informatycznych. Dzięki temu będzie można bezproblemowo wdrożyć nowe zasady raportowania faktur.
Skontaktuj się z nami
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się, aby odpowiedzieć na Państwa pytania.