Comarch Optima posiada moduł do zarządzania kadrami i płacami, który umożliwia sprawne i bezpieczne przesyłanie kwitków wypłat do pracowników. Dzięki automatyzacji procesu generowania i dystrybucji dokumentów, Comarch Optima znacząco ułatwia pracę działu HR. W poniższym przewodniku znajdziesz krok po kroku, jak wysyłać kwitki wypłat w tym systemie.
1. Przygotowanie paska wypłaty
Pierwszym krokiem jest naliczenie wynagrodzeń wypłat dla pracowników.
- Przejdź do modułu „Płace i Kadry” w Comarch Optima.
- Policz wypłatę pracowników.
- System automatycznie tworzy dokumenty płacowe dla każdego pracownika na podstawie danych o jego wynagrodzeniu.
Wysyłka kwitka wypłaty z modułem CRM z Optimy
Aby wysyłać kwitki wypłat za pośrednictwem e-maila, należy posiadać moduł CRM, skonfigurować ustawienia poczty elektronicznej w systemie oraz uzupełnić adresy mailowe pracowników.
Jeśli posiadamy moduł CRM wysyłka paska wypłaty wygląda następująco:
- Wchodzimy na listę wypłat pracowników.
- Wybieramy pracowników którym chcemy wysłać wydruk.
- Wybieramy wydruk kwitka jaki chcemy wysłać.
- Wyskoczy okno poczty Optimy, które zapisujemy.
- Przechodzimy na pocztę CRM, gdzie w kopii roboczej są zapisanie wydruki do wysłania dla pracowników.
- Klikając prawym przyciskiem możemy seryjnie wysłać wszystkie maile.
W ustawieniach poczty warto także zdefiniować szablon wiadomości, który będzie wysyłany z kwitkami wypłat. Dzięki temu każdy e-mail będzie miał odpowiednią strukturę i będzie wyglądał profesjonalnie.
Adres mailowy pracownika uzupełniamy na karcie pracownika.
Artykuł związany z konfiguracją poczty w Optimie z modułem CRM: Skrzynka pocztowa – konfiguracja konta e-mail
Ręczne wysyłanie kwitków wypłat
Jeśli nie posiadamy modułu CRM, kwitek wypłaty wysyłamy pojedynczo dla każdego pracownika. Po kliknięciu ikonki wyślij Optima otworzy nam program pocztowy z załączonym kwitkiem wypłaty w formacie PDF.
Zabezpieczeni dokumentu PDF hasłem
Dodatkowo program posiada opcję wysłania dokumentu pdf z hasłem. Domyślnym hasłem jest Pesel lub data urodzin, jeśli te informacje nie zostały uzupełnione, zostanie wyświetlony formularz do wpisania hasła dla kwitka wypłaty pracownika.
Szyfrowanie kwitka wypłaty innym hasłem niż pesel lub data urodzin zmieniamy na karcie pracownika. Aby to zrobić operator musi mieć odblokowaną funkcję w konfiguracji.
Wysyłka do aplikacji HRM
Jeśli posiadamy aplikację HRM, paski wypłaty mogą zostać udostępnione w programie, tak aby każdy pracownik miał je na swoim HRM.
Artykuł dotyczący profilu pracownika w aplikacji HRM: Mój profil
Chcesz o tym porozmawiać – Jak wysyłać kwitki wypłat? Skontaktuj się z doradcą Arcus Soft
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się aby odpowiedzieć na Państwa pytania.