Inwentaryzacja to kluczowy proces w każdej firmie, który pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w systemie z rzeczywistym stanem towarów. W programie Comarch ERP Optima proces ten jest intuicyjny i dobrze zorganizowany dzięki funkcjonalności arkuszy inwentaryzacyjnych (AI). W niniejszym artykule omówimy, czym jest arkusz inwentaryzacyjny, jak go stworzyć i wypełnić, oraz jak wykorzystać jego możliwości, aby przeprowadzić inwentaryzację efektywnie i bez błędów.
Czym jest arkusz inwentaryzacyjny w Comarch ERP Optima?
Arkusz inwentaryzacyjny (AI) w Comarch ERP Optima to dokument służący do rejestrowania stanów magazynowych towarów w wybranym magazynie. Jego zadaniem jest umożliwienie porównania rzeczywistego stanu zapasów z danymi zapisanymi w systemie, co pozwala na wykrycie ewentualnych różnic i ich skorygowanie. Proces inwentaryzacji w Optimie składa się z trzech głównych etapów:
- Przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych – tworzenie listy towarów do inwentaryzacji.
- Uzupełnienie stanów rzeczywistych – wprowadzenie rzeczywistych ilości towarów w magazynie.
- Utworzenie dokumentów korygujących – generowanie dokumentów PW (przyjęcie wewnętrzne) i RW (rozchód wewnętrzny) w celu korekty stanów magazynowych.
Arkusz inwentaryzacyjny dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu, ale możliwe jest przygotowanie kilku arkuszy dla tego samego magazynu, co jest szczególnie przydatne w przypadku dużych magazynów lub wielu operatorów przeprowadzających inwentaryzację.
Jak stworzyć arkusz inwentaryzacyjny w Comarch ERP Optima?
Aby rozpocząć inwentaryzację w programie Comarch ERP Optima, należy przejść do menu Handel (Magazyn) > Inne > Inwentaryzacja. Następnie wykonujemy następujące kroki:
Krok 1: Dodanie arkusza inwentaryzacyjnego
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji warto zaznaczyć w konfiguracji (System > Konfiguracja > Handel > Parametry) parametr „Wybór wielu towarów”. Umożliwia to zaznaczenie wielu towarów z listy i ich jednoczesne wprowadzenie na arkusz.
- Na liście arkuszy inwentaryzacyjnych klikamy ikonę plusa (+) lub rozwijamy strzałkę obok ikony, aby wybrać opcję „Arkusz wypełniony” lub „Arkusz pusty”.
- Arkusz pusty – otwiera formularz AI bez wypełnionych pozycji. W tym przypadku użytkownik ręcznie dodaje towary.
- Arkusz wypełniony – automatycznie generuje arkusz z wszystkimi towarami z wybranego magazynu, wraz z ich stanem na wskazaną datę. W oknie parametrów należy określić datę generowania arkusza, a opcjonalnie także magazyn i grupę towarową. Opcja „Bez atrybutów” przyspiesza proces generowania dokumentu.
Krok 2: Weryfikacja dokumentów
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji konieczne jest uporządkowanie dokumentów w systemie, aby uniknąć błędów. Należy:
- Zatwierdzić lub usunąć dokumenty w buforze (np. FS, PA, RO, ZD).
- Skojarzyć dokumenty handlowe (np. FS, PA) z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ).
- Przekształcić dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy lub Rezerwacja Odbiorcy.
- Zamknąć lub wydać zlecenia serwisowe, jeśli dotyczą partii towarów.
Jeśli w systemie znajdują się dokumenty blokujące inwentaryzację, należy je zatwierdzić lub usunąć. W przypadku aktywnych arkuszy inwentaryzacyjnych zatwierdzenie dokumentów w buforze jest niemożliwe – konieczne jest anulowanie arkusza (z opcją utworzenia jego kopii za pomocą kombinacji klawiszy <CTRL+INS>), a następnie ponowne jego wygenerowanie po uporządkowaniu dokumentów.
Krok 3: Uzupełnienie rzeczywistych stanów
Po przygotowaniu arkusza inwentaryzacyjnego użytkownik wprowadza rzeczywiste ilości towarów w magazynie. W tym celu:
- Otwieramy zatwierdzony arkusz inwentaryzacyjny.
- Edytujemy ilości, klikając dwukrotnie na pozycję lub używając przycisku z lupą.
- Wpisujemy rzeczywisty stan towaru – Ilość wg spisu (nie różnicę w stosunku do stanu systemowego).
- Zapisujemy zmiany za pomocą ikony dyskietki.
W przypadku dużych magazynów warto skorzystać z arkuszy pomocniczych (AIP), które pozwalają różnym operatorom na równoległe wprowadzanie danych. Aby stworzyć AIP, najpierw generujemy arkusz główny AI, a następnie dodajemy arkusze pomocnicze, na których operatorzy wpisują ilości. Po zakończeniu inwentaryzacji ilości z AIP są automatycznie przeliczane na arkusz główny.
Krok 4: Aktualizacja stanu bieżącego
Po uporządkowaniu dokumentów i uzupełnieniu rzeczywistych stanów należy zaktualizować kolumnę „Stan bieżący” na arkuszu. W tym celu klikamy ikonę wykrzyknika (Aktualizacja stanu bieżącego) na zatwierdzonym arkuszu inwentaryzacyjnym.
Krok 5: Zamknięcie inwentaryzacji
Ostatnim etapem jest zamknięcie inwentaryzacji poprzez kliknięcie ikony czerwonego pioruna na liście arkuszy inwentaryzacyjnych. Program weryfikuje dokumenty handlowe i magazynowe, a następnie generuje dokumenty korygujące (PWAI/RWAI), które dostosowują stany magazynowe do rzeczywistych wartości.
Zobacz artykułu Comarch związane z inwentaryzacją.
Jak wykonać inwentaryzację w programie Comarch ERP Optima?
Arkusz inwentaryzacyjny wypełniony
Comarch ERP Optima – Inwentaryzacja
Praktyczne wskazówki i narzędzia wspierające inwentaryzację
Wykorzystanie aplikacji mobilnej Comarch ERP Inwentaryzacja
Dla firm z dużą ilością towarów Comarch oferuje bezpłatną aplikację mobilną Comarch ERP Inwentaryzacja, dostępną w sklepie Google Play. Aplikacja umożliwia wykorzystanie telefonu jako przenośnego skanera kodów kreskowych lub kolektora danych. W efekcie powstają pliki z danymi inwentaryzacyjnymi, które można łatwo przesłać na dysk w chmurze (np. IBARD), e-mail lub zaimportować bezpośrednio do arkusza inwentaryzacyjnego w Optimie.
Rozwiązywanie problemów
- Różnice między stanem na arkuszu a stanem rzeczywistym: Mogą wynikać z błędów w dokumentach w buforze, niezakończonych zamówieniach lub zleceniach serwisowych. Przed zamknięciem inwentaryzacji należy upewnić się, że wszystkie dokumenty są poprawnie przetworzone.
- Brak towarów na liście zasobów: Upewnij się, że towary są przypisane do wybranego magazynu i nie zostały już ujęte na innym arkuszu inwentaryzacyjnym.
- Anulowanie arkusza: Jeśli arkusz wymaga korekty, można go anulować, a następnie utworzyć kopię (Ctrl+Ins) lub wygenerować nowy.
Efektywne zarządzanie dużymi magazynami
W przypadku baz z dużą ilością towarów warto zapoznać się z instrukcją „Jak efektywnie przeprowadzić inwentaryzację w bazach z dużą ilością towarów”, dostępną na Indywidualnych Stronach Klienta Comarch. Dokument ten zawiera szczegółowe wskazówki dotyczące optymalizacji procesu.
Skontaktuj się z nami
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się, aby odpowiedzieć na Państwa pytania.