Automatyzacja KSeF w BPM to rozwiązanie, które pozwala w pełni zautomatyzować obsługę dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur. Integracja KSeF z obiegiem dokumentów BPM (DMS) oraz Comarch ERP eliminuje ręczne pobieranie faktur, ich weryfikację i przekazywanie do działów merytorycznych. Dzięki automatyzacji KSeF w BPM firmy oszczędzają czas, ograniczają liczbę błędów i porządkują proces księgowania.
Cyfryzacja i optymalizacja procesów biznesowych to stały element naszej współpracy z przedsiębiorstwami. Po pierwszych wdrożeniach komunikacji z KSeF zauważyliśmy, że ręczne pobieranie i dystrybucja faktur znacząco obciąża zespoły księgowe oraz administracyjne. Czynności te są powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy.
W odpowiedzi na te wyzwania stworzyliśmy dodatkową funkcję do systemu BPM (dawniej DMS), która w pełni automatyzuje obsługę dokumentów z KSeF i pozwala pracownikom skupić się na zadaniach o realnej wartości dla organizacji.
Nasze rozwiązanie
Moduł bazuje na istniejących mechanizmach aplikacji Comarch i rozszerza je o inteligentną automatyzację procesów obiegu dokumentów. Całość działa bez udziału użytkownika, w zdefiniowanych interwałach czasowych (np. co godzinę).
Jak działa moduł?
- Automatyczne pobieranie dokumentów
System nawiązuje połączenie z serwerami Ministerstwa Finansów (obecnie z wykorzystaniem tokena), pobiera nowe faktury KSeF i zapisuje je w ERP. Użytkownik w każdej chwili może sprawdzić listę pobranych dokumentów. - Analiza i weryfikacja danych
- kontrola kontrahenta – sprawdzenie, czy podmiot istnieje w bazie ERP; w razie braku następuje automatyczne pobranie danych z GUS i ich weryfikacja z KSeF,
- klasyfikacja faktur według reguł biznesowych – np. na podstawie pozycji „Czynsz”, wystawcy (Orlen) czy dostawcy materiałów. Reguły działają podobnie jak filtry w Outlook i tworzymy je wspólnie z klientem.
- w planach: wykorzystanie AI do autonomicznego uczenia się na podstawie już przetworzonych dokumentów.
- Utworzenie obiegu BPM
Moduł automatycznie przenosi dane do formularza BPM i tworzy odpowiednią kartę obiegu - Automatyczna dystrybucja
Jeśli moduł analityczny wskaże właściwy wydział lub osobę, dokument trafia bezpośrednio do odpowiedzialnego pracownika. W przeciwnym razie pozostaje w sekretariacie lub u operatora domyślnego. - Integracja z ERP
Dalsze przetwarzanie odbywa się w standardowych funkcjach BPM i Comarch ERP. System powiązuje wygenerowany dokument z fakturą KSeF i kontroluje, aby nie powstały duplikaty.
Możliwości rozbudowy
Możesz dopasować rozwiązanie do indywidualnych potrzeb, m.in. poprzez:
- powiadomienie e-mail przy pierwszej transakcji z kontrahentem i jego weryfikacji w GUS,
- alert w przypadku próby ponownego wprowadzenia dokumentu z tym samym numerem KSeF.
Chcesz o tym porozmawiać – skontaktuj się z doradcą Arcus Soft
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się aby odpowiedzieć na Państwa pytania.