Automatyzacja umów o pracę w Comarch ERP Optima sprawia, że dane nowego pracownika wpisujesz raz – i to wystarczy. Ten sam komplet informacji z kartoteki automatycznie zasila umowę o pracę, skierowanie na badania wstępne, zgłoszenie do ZUS, a w przyszłości posłuży też do wygenerowania aneksu czy świadectwa pracy. Żadnego przepisywania tych samych danych po raz kolejny do kolejnego dokumentu. Dla działu kadr oznacza to koniec ręcznej papierologii – aż po cyfrową e-Teczkę pracownika.
Automatyzacja umów o pracę i aneksów w Comarch ERP Optima
Jedna kartoteka pracownika – wiele dokumentów kadrowych
Mechanizm generowania wydruków w Optimie łączy dane z kartoteki pracownika (dane osobowe, warunki zatrudnienia, stawka, wymiar etatu, stanowisko) bezpośrednio z szablonem dokumentu. Dzięki temu z jednego źródła danych system automatycznie generuje m.in.:
- umowę o pracę gotową do podpisu,
- skierowanie na badania wstępne i okresowe,
- zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach,
- świadectwo pracy na zakończenie współpracy.
Osoba prowadząca kadry nie przepisuje danych ręcznie – wybiera odpowiedni wzór, a Optima sama podstawia dane z kartoteki.
Operacje seryjne – aneksy do umów dla wielu pracowników jednocześnie
Największą oszczędność czasu dają operacje seryjne, dostępne m.in. w module Płace i Kadry Plus. Typowy scenariusz to coroczna zmiana płacy minimalnej:
- system aktualizuje kartoteki wskazanej grupy pracowników jednym poleceniem,
- automatycznie nanosi nową stawkę wynagrodzenia,
- generuje komplet aneksów do umów gotowych do wydruku lub dalszej dystrybucji.
To, co wcześniej zajmowało dni pracy działu kadr, dziś zamyka się w kilku minutach.
Wydruki dedykowane sPrint – dokumenty dopasowane do firmy
Nie każdy proces kadrowy mieści się w standardowym wzorze umowy. Technologia sPrint pozwala tworzyć i modyfikować wydruki dedykowane – np. dokument rozwiązania umowy za porozumieniem stron, wymagający innej struktury niż standardowa umowa o pracę. Firma raz przygotowuje własny szablon, a system wielokrotnie wykorzystuje go do generowania kolejnych dokumentów, bez angażowania działu IT przy każdej zmianie.
Automatyczne rozliczanie umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B
Współczesny dział HR rzadko zarządza wyłącznie etatami. Comarch ERP Optima pozwala prowadzić w jednym systemie kadrowym wszystkie formy zatrudnienia:
- umowy o pracę (pełny i niepełny etat),
- umowy zlecenia z automatyczną kontrolą minimalnej stawki godzinowej,
- kontrakty B2B z samozatrudnionymi.
Kontrola minimalnej stawki godzinowej bez ręcznego liczenia
Dla zleceniobiorców konfiguruje się algorytmy płacowe, które automatycznie pilnują, aby naliczone wynagrodzenie nie spadło poniżej ustawowej stawki minimalnej. System sam dolicza wyrównanie, gdy jest ono wymagane – eliminuje to ryzyko błędu, które przy ręcznym rozliczaniu wielu zleceniobiorców jest realnym zagrożeniem.
Umowy B2B w tym samym systemie kadrowym
Dla kontraktorów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą Optima udostępnia:
- generowanie list umów B2B,
- automatyczne zaokrąglanie limitów dni wolnych zgodnie z zasadami firmy,
- jeden spójny obraz wszystkich form współpracy – etatu, zlecenia i B2B – bez ręcznej ewidencji poza systemem.
Paperless HR – integracja z Comarch HRM i e-Teczką pracownika
Wygenerowanie dokumentu to dopiero połowa procesu. Druga połowa to jego właściwe zarchiwizowanie – zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej, którą można prowadzić w postaci elektronicznej.
Automatyczne trafianie dokumentów do e-Teczki
Dokument wygenerowany na bazie kartoteki pracownika trafia automatycznie do cyfrowej e-Teczki, uporządkowanej zgodnie z podziałem na części A, B i C akt osobowych. Nie trzeba go drukować, podpinać fizycznie ani ręcznie katalogować.
Samoobsługa pracownicza przez Comarch HRM (e-Pracownik)
Dzięki integracji z Comarch HRM (platforma e-Pracownik) pracownik ma stały dostęp do:
- swoich warunków zatrudnienia,
- aktualnych limitów urlopowych i nieobecności,
- pasków płacowych,
bez konieczności kontaktu z działem kadr. Dla HR oznacza to mniej pytań o charakterze czysto informacyjnym.
Przyszłość automatyzacji kadr – ChatERP i sztuczna inteligencja w Optimie
Comarch rozwija warstwę AI wbudowaną w system ERP. ChatERP – asystent dostępny w sekcji Start → AI i RPA, obejmujący również obszar Płace i Kadry – pozwala:
- zadać pytanie w naturalnym języku zamiast przeszukiwać menu,
- szybko odnaleźć potrzebne dane w kartotekach pracowników,
- otrzymać wsparcie przy weryfikacji dokumentacji związanej z zatrudnieniem.
To naturalna kontynuacja automatyzacji procesów kadrowych – od operacji seryjnych po asystenta rozumiejącego język naturalny.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów umownych w Comarch ERP Optima to spójny łańcuch: dane wprowadzone raz do kartoteki pracownika zasilają umowy, aneksy i wydruki dedykowane; algorytmy płacowe pilnują zgodności rozliczeń z przepisami niezależnie od formy zatrudnienia; a gotowy dokument trafia prosto do e-Teczki, dostępnej także dla pracownika przez Comarch HRM.
Najważniejsze korzyści dla działu HR:
- Oszczędność czasu – jedno wprowadzenie danych zasila umowę, skierowanie na badania, zgłoszenie do ZUS i przyszłe aneksy.
- Mniej błędów prawnych i formalnych – dane pobierane automatycznie z kartoteki eliminują pomyłki przy ręcznym przepisywaniu.
- Szybkie operacje masowe – aneksy dla setek pracowników generowane jednym kliknięciem, np. przy zmianie płacy minimalnej.
- Zgodność z przepisami o wynagrodzeniach – automatyczna kontrola minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców.
- Jeden system dla wszystkich form zatrudnienia – etat, zlecenie i B2B w spójnej ewidencji kadrowej.
- Zero papieru – dokumenty trafiają automatycznie do cyfrowej e-Teczki, zgodnej z przepisami o aktach osobowych.
- Samoobsługa pracownicza – dostęp do warunków zatrudnienia, limitów urlopowych i pasków płacowych przez Comarch HRM, bez angażowania działu kadr.
- Wsparcie AI – ChatERP pomaga w codziennej pracy kadrowej i weryfikacji dokumentów.
Chcesz wdrożyć automatyzację umów w swojej firmie? Skontaktuj się z nami – jako partner wdrożeniowy Comarch dobierzemy moduły Optima idealnie dopasowane do Twojego biznesu!