Jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?
W wielu firmach dokumenty nadal krążą pomiędzy działami w formie papierowej lub jako załączniki przesyłane e-mailami. Faktury zakupowe trafiają do księgowości, następnie do akceptacji przez kierowników, a później ponownie wracają do działu finansowego. W efekcie proces jest czasochłonny, podatny na błędy i trudny do kontrolowania.
Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dodatkowo przyspiesza cyfryzację przedsiębiorstw. Coraz więcej organizacji szuka rozwiązań, które pozwolą nie tylko odbierać i wysyłać faktury elektroniczne, ale również automatycznie zarządzać całym procesem ich obiegu.
Połączenie Comarch ERP Optima, Comarch BPM oraz KSeF tworzy kompleksowe środowisko, które pozwala w pełni zdigitalizować obsługę dokumentów w przedsiębiorstwie. Integracja tych narzędzi umożliwia automatyczne pobieranie faktur z KSeF, ich akceptację, dekretację oraz księgowanie bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Możliwe jest pobieranie, weryfikacja i przetwarzanie faktur z KSeF bezpośrednio w środowisku Comarch ERP Optima. Dodatkowo Comarch BPM wspiera pracę z dokumentami oraz ich integrację z KSeF.
Czym jest rozwiązanie ERP + BPM + KSeF?
Komarch ERP Optima odpowiada za obsługę procesów handlowych, magazynowych, księgowych i kadrowych. KSeF zapewnia wymianę faktur ustrukturyzowanych, natomiast Comarch BPM zarządza obiegiem dokumentów i procesami akceptacyjnymi.
Połączenie tych trzech elementów pozwala stworzyć jeden spójny proces:
- Faktura wpływa do firmy za pośrednictwem KSeF.
- Dokument zostaje automatycznie pobrany do systemu.
- BPM kieruje fakturę do odpowiednich osób.
- Użytkownicy dokonują opisu i akceptacji kosztów.
- Dokument trafia do księgowości.
- Faktura zostaje zaksięgowana w Comarch ERP Optima.
- System przechowuje pełną historię operacji i decyzji.
Takie podejście eliminuje konieczność drukowania dokumentów oraz ręcznego przekazywania ich pomiędzy pracownikami.
Jak wygląda cyfrowy obieg faktury kosztowej?
Jednym z najczęściej automatyzowanych procesów jest obsługa faktur zakupowych.
Po odebraniu dokumentu z KSeF system może automatycznie uruchomić proces obiegowy. Następnie faktura trafia do osoby odpowiedzialnej za jej merytoryczną weryfikację. Po zatwierdzeniu dokument kierowany jest do kolejnych etapów akceptacji, a na końcu do księgowości.
W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa można zdefiniować różne ścieżki akceptacyjne:
- według działu,
- według projektu,
- według wartości dokumentu,
- według rodzaju kosztu,
- według struktury organizacyjnej firmy.
Comarch BPM umożliwia opis i akceptację danych pochodzących z KSeF, a także aktualizację informacji o statusie faktury w całym procesie. System pozwala również na automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy kolejnymi etapami obiegu.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia
Szybsza obsługa dokumentów
Dokument nie czeka na pracownika przy biurku. Każdy etap realizowany jest elektronicznie, a użytkownicy otrzymują powiadomienia o nowych zadaniach.
Pełna kontrola nad procesem
Firma może w dowolnym momencie sprawdzić:
- kto aktualnie posiada dokument,
- kto zatwierdził fakturę,
- kiedy wykonano określone działania,
- jakie decyzje zostały podjęte.
Eliminacja błędów
Automatyzacja ogranicza ręczne przepisywanie danych oraz zmniejsza ryzyko pomyłek podczas rejestracji dokumentów.
Zgodność z KSeF
Faktury są pobierane bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, co pozwala zachować zgodność z aktualnymi wymaganiami dotyczącymi e-fakturowania. KSeF jest systemem przeznaczonym do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a jego wdrożenie wspiera cyfryzację procesów fakturowania i księgowania.
Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca
Osoby odpowiedzialne za akceptację kosztów mogą pracować z dokumentami niezależnie od lokalizacji. Jest to szczególnie istotne w przypadku pracy hybrydowej i wielooddziałowych organizacji.
Jakie dokumenty można obsługiwać w BPM?
Choć najczęściej wdrażany jest elektroniczny obieg faktur kosztowych, możliwości systemu są znacznie większe.
Comarch BPM może obsługiwać również:
- wnioski zakupowe,
- umowy,
- delegacje,
- dokumenty kadrowe,
- reklamacje,
- korespondencję firmową,
- obieg dokumentów magazynowych,
- dokumenty projektowe.
Dzięki temu przedsiębiorstwo buduje jeden spójny system zarządzania dokumentami zamiast wielu niezależnych narzędzi.
Dlaczego warto wdrożyć ERP, BPM i KSeF razem?
Samo wdrożenie KSeF rozwiązuje jedynie problem wymiany faktur z administracją państwową. Nie eliminuje jednak konieczności ich opisywania, akceptowania i księgowania.
Dopiero integracja Comarch ERP Optima z Comarch BPM pozwala zautomatyzować cały proces od momentu pojawienia się dokumentu w KSeF aż do jego zaksięgowania w systemie ERP. Możliwe jest pobieranie faktur z KSeF, ich opis i akceptacja w BPM, a następnie aktualizacja statusów i dalsza obsługa w środowisku ERP.
ERP + BPM + KSeF to nowoczesne rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić zarządzanie dokumentami, ograniczyć pracę ręczną i przygotować się na rosnące wymagania cyfrowej księgowości.
Połączenie Comarch ERP Optima, Comarch BPM oraz Krajowego Systemu e-Faktur pozwala stworzyć kompletny cyfrowy obieg dokumentów, w którym każda faktura przechodzi przez zdefiniowaną ścieżkę akceptacji, jest automatycznie rejestrowana i pozostaje pod pełną kontrolą użytkowników.
Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje szybsze procesy, większą przejrzystość oraz gotowość do dalszej automatyzacji biznesu.