Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zintegrowany z systemem Comarch ERP Optima, co umożliwia wystawianie, odbieranie oraz zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi bezpośrednio z poziomu programu. Aby korzystanie z KSeF było możliwe, konieczna jest prawidłowa konfiguracja systemu, a także nadanie odpowiednich uprawnień operatorom oraz instalacja certyfikatu lub tokenu.
System KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej jest dostępny od wersji 202
Poniżej przedstawiamy krok po kroku najważniejsze elementy konfiguracji KSeF w Optimie.
Konfiguracja KSeF w Comarch ERP Optima
Pierwszym etapem jest włączenie i skonfigurowanie obsługi KSeF w systemie.
Konfiguracja odbywa się w: System → Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSeF
W tym miejscu należy:
- włączyć obsługę KSeF,
- wskazać środowisko (testowe lub produkcyjne),
Po zapisaniu zmian system jest przygotowany do dalszych kroków związanych z autoryzacją i nadawaniem uprawnień.
Konfiguracja numeru NIP
Numer NIP w pieczęci firmy powinien być zapisany w formie ciągu cyfr, bez znaków rozdzielających, takich jak np. „-”.
Konfiguracja odbywa się w: System → Konfiguracja → Firma → Dane firmy → Pieczątka firmy
Przykład błędnego zapisu numeru NIP
Przykład poprawnego zapisu numeru NIP
Nadawanie uprawnień operatorom
by operatorzy (użytkownicy systemu Comarch ERP Optima) mogli korzystać z funkcji KSeF, konieczne jest nadanie im odpowiednich uprawnień.
Uprawnienia nadaje się w: System → Konfiguracja → Program → Użytkowe → Operatorzy
Następnie, po wejściu w kartę operatora, należy przejść do zakładki Parametry.
Dla wybranego operatora należy:
- nadać prawo do wystawiania i wysyłania faktur do KSeF,
- umożliwić odbieranie i podgląd faktur z KSeF,
Zakres uprawnień powinien być dostosowany do roli operatora w firmie, co zwiększa bezpieczeństwo danych oraz ogranicza ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
Instalacja certyfikatu lub tokenu KSeF
Ostatnim kluczowym elementem konfiguracji jest wybór i instalacja metody uwierzytelniania komunikacji z KSeF.
Należy się zalogować na operatora, dla którego będzie wykonywana operacja. Uprawnienia nadaje się w: KSeF → Zmień sposób uwierzytelniania KSeF
Następnie wybieramy odpowiednią metodę uwierzytelniania, ponieważ w przypadku wyboru certyfikatu konieczne jest również wskazanie lokalizacji pliku certyfikatu pobranego z platformy MCU.
Po wskazaniu pliku i podania utworzonego hasła, zatwierdzamy operację przyciskiem ‘Dalej’. W przypadku braku błędów, wówczas operator ma poprawnie skonfigurowane środowisko do pracy z KSeF z użyciem certyfikatów. Błędy na tym etapie najczęściej dotyczą błędnemu nadania uprawnień w mcu.
Jeżeli wykorzystujemy token, należy najpierw wybrać odpowiednią opcję, a dopiero potem wkleić numer tokenu wygenerowanego w platformie MCU.
Prawidłowa konfiguracja KSeF w Comarch ERP Optima obejmuje trzy kluczowe obszary: ustawienia systemowe, nadanie uprawnień operatorom oraz instalację certyfikatu lub tokenu. Dopiero po wykonaniu tych kroków możliwe jest bezpieczne i zgodne z przepisami korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.
Dobrze skonfigurowana Optima pozwala na sprawną obsługę faktur ustrukturyzowanych i minimalizuje ryzyko błędów w codziennej pracy księgowej.
Chcesz o tym porozmawiać – skontaktuj się z doradcą Arcus Soft
Pozostaw dane kontaktowe, a nasz specjalista odezwie się aby odpowiedzieć na Państwa pytania.